چگونه به ایمیل هایمان سر و سامان بدهیم ؟

چگونه به ایمیل هایمان سر و سامان بدهیم ؟

ایمیل مزایای بسیاری دارد. باعث سودمندی اقتصادی و ازدیاد سرعت مکاتبات اداری و شخصی می شود. با فشار یک دکمه می توان به توزیعی گسترده دست یافت. دیگر بعد مسافت مانعی نیست، ایمیل به مراتب هزینه کمتری از نامه های سنتی دارد. البته ایمیل ضرر و زیان هایی هم دارد. این کشف شگفت آور ممکن است منبع حواس پرتی و استیصال هم بشود، مخصوصا برای کسانی که در روز بیش از صد ایمیل دریافت می کنند. تازه اگر کانال های ارتباطی دیگری مثل فکس، تلفن، پیجر، پیغام های صوتی، نامه سبک سنتی و خدمات شبانه هم به آن اضافه شود برقراری ارتباط را واقعا دشوار می کند. مشکلات زمانی رخ می نمایند که مردم به گونه ای موثر در مورد چگونگی استفاده از ایمیل آموزش نمی بینند.

هشدارها !

ایمیل وسیله ارتباطی ایمنی در امور محرمانه مکاتبه ای نیست. صرفا دارا بودن رمز عبور شخصی هیچ تضمینی برای محرمانه ماندن ایمیل نیست. حتی پیام های پاک شده را دوباره می توان از طریق پشتیبانی خودکار روزانه به دست آورد.

برای خاطر خودتان هم شده، هرگز پیام هایی را که اگر آن ها را برای پدر و مادرتان می فرستادید احساس آرامش نمی کردید برای دیگران نفرستید. از فرستادن هر نوع لطیفه یا داستان های مشکوک و سوال برانگیز خودداری کنید، این کار باعث غم و غصه خودتان می شود.

[caption id="attachment_21411" align="aligncenter" width="750"] چگونه به ایمیل هایمان سر و سامان بدهیم ؟[/caption]

وقتی دچار احساسات هستید از فرستادن ایمیل خودداری کنید. احساسات خیلی با طرز نوشتن جور در نمی آیند. بهتر است در ایمیل های شما از طعنه و کنایه و شوخی هم خبری نباشد چون ممکن است باعث سردرگمی و عدم تفاهم شود. اگر زمانی که می خواهید جواب دهید عصبانی یا ناراحت هستید بهتر است حداقل بیست و چهار ساعت صبر کنید و بعد ایمیل را بفرستید. وقتی هم دوباره آن را می خوانید شاید بهتر باشد آن را اصلاح کنید.

آداب ارسال ایمیل

بیشتر کمپانی ها رمزی خصوصی برای تماس های ایمیلی خود دارند. در مورد هر نوع قانون کتبی یا رهنمود سوال کنید و همان را دنبال کنید. گاهی محتوای ایمیل موجب طرح دعوی در دادگاه می شود.

آداب و اصول پست الکترونیکی شامل موارد زیر می شود:

قبل از اینکه پیام را برای کسی بفرستید اجازه بگیرید. فقط ایمیل را برای کسانی بفرستید که واقعا به اطلاعات نیاز دارند. میزان اولویت پیام های خودتان را مشخص کنید. برای کمک به خوانند اولویت هایی را تعیین کنید و همیشه سطرهای موضوع را در ایمیل کامل کنید. آن را کوتاه و به اصل مطلب اشاره کنید. هرچه دقیق تر باشید بهتر است، سعی کنید پیغام هایتان مختصر و مفید باشد.

 

[vc_row][vc_column][vc_message]
همچنين بخوانيد :   چگونه مرتب و منظم باشیم !؟
[/vc_message][/vc_column][/vc_row]

 

نکات قابل توجه !

ایمیل وسیله ای است که به شما کمک می کند مشتاقانه تر کار کنید. در زیر رهنمودی داده می شود تا بتوانید ایمیل ها را بهتر کنترل کنید:

1. پیغام های دریافتی را طبق صلاحیت انتخاب کنید


2. لازم نیست تمام پیغام ها را ذخیره کنید یا از آن ها پرینت بگیرید


3. بخشی از روز را به جواب ایمیل ها اختصاص دهید


4. پیغام های ارسالی خود را واضح و مشخص کنید